Vermoeide voetjes, kleine oogjes en glimmende gezichten

Je hoort het heel vaak, ook tijdens de Rijnweek. Presentatoren, de burgemeester, de bestuursvoorzitter allemaal zeggen ze: “Een applausje voor de vrijwilligers, want zonder hen is het niet mogelijk.” En dan wordt er netjes geklapt. Maar ik vraag me af of het echt doordringt wat al die vrijwilligers de afgelopen week, en het afgelopen jaar hebben gedaan.

Voor wie de Rijnweek niet kent: het is een gratis festival op de Veerwei in Rhenen, met grote artiesten en aanstormend talent, een middagprogramma voor jong en oud, en elk jaar tienduizenden bezoekers,volledig gedragen door vrijwilligers.

Ik ben zelf onderdeel van het PR-team. Wij zijn verantwoordelijk voor de communicatie, promotie, visuals, sponsoravonden, en ga zo maar door. Graag neem ik jullie mee in een verhaal dat laat zien wat deze groep mensen allemaal doet.

Het begint in november

Ergens in november hebben we de eerste meeting. Dan gaan de koppen bij elkaar: wat willen we komend jaar, waar is budget voor, hoe krijgen we sponsors enthousiast, welke artiesten zijn hot en welke not? We gaan aan de slag met nieuwe communicatie, en eigenlijk wordt alles wat we bij de Rijnweek doen elk jaar opnieuw uitgevonden.

Ik ben sinds 2017 vrijwilliger bij de Rijnweek en mocht me na corona weer aansluiten bij een team van jonge, enthousiaste mensen. Allemaal nieuw, allemaal jong (fotograaf Lara en manusje-van-alles Tjerk zijn er nog van vóór corona). Ik had van elk nieuw lid letterlijk hun moeder kunnen zijn: de meesten zijn ergens rond de 25 en we doen dit nu drie jaar samen. Het team bestaat uit ongeveer tien mensen drie gen X, de rest gen Z.

Laat ik vooropstellen dat ik meer van gen Z leer dan zij van mij. Ik heb echt groot respect voor deze generatie. Er is nooit gedoe, ze pakken aan, zijn superkundig en leren mij hoe ik dingen moet doen. Ik heb wat jaren ervaring in het managen bij een (rijnweek) organisatie, dus daar kan ik weer mijn steentje bijdragen.

Maar goed, terug naar november. Daar begint de voorbereiding van het eerste sponsorevenement. We moeten sponsors weer enthousiast krijgen en geld ophalen. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar geloof me: dat is het niet. Ook voor bedrijven is het leven duurder geworden, dus elke euro wordt wat lastiger uitgegeven. Bijzonder genoeg mochten we dit jaar juist méér sponsors verwelkomen. Komt dat door het PR-team? Geen idee. Ik zou het tof vinden, want er gaan echt veel uren zitten in het organiseren van elke avond. Maar we hebben ook een enthousiast sponsorteam dat hard werkt om sponsoren te verzamelen…En misschien heeft het er ook mee te maken dat we met zijn allen gewoon een enorme behoefte hebben aan gezelligheid, aan samenzijn in een wereld waar saamhorigheid soms ver te zoeken is.

In december, januari en februari vergaderen we elke maand, en vanaf maart zitten we ongeveer elke drie weken bij elkaar. De to-dolijst wordt steeds langer en dit jaar bleef hij steken op 94 actiepunten tussen april en juni. Allemaal gedaan, allemaal klaar.

Reacties van de artiesten

Dit jaar zochten we een stagemanager: iemand die de hele avond de touwtjes in handen houdt en ervoor zorgt dat personeel, artiesten en management de ruimte en vrijheid hebben om hun werk goed te doen. Ik wist wel iemand: mijn man Edwin. Die kan nogal duidelijk zijn en overzicht houden.

Het mooie van onze samenwerking was dat we na elke avond thuis even konden bijkletsen. Hij vertelde me dan wat hij met de artiesten en managers had besproken, want tijdens het wachten op een optreden ontstond er altijd wel een praatje. Ik lieg niet als ik zeg dat elke artiest of diens manager versteld stond. Van de professionaliteit. Van het enorme podium en de zeer hoogwaardige apparatuur. En van het feit dat dit festival grátis is. Dat kan toch echt niet meer in deze tijd?

En daar heb je meteen de kern van dit verhaal. Ik denk dat ik dit jaar minimaal vijf uur per week aan de Rijnweek heb besteed. Dan hebben we het over zo’n 250 vrijwilligersuren. En laat ik vooral benoemen dat ik zeker niet de meeste uren maak, sterker nog, ik kom niet eens in de buurt. En ik doe dit niet alleen: in ons PR-team zitten nog negen mensen die zich elke maand weer inzetten voor de Rijnweek. Die ook op feestdagen even achter de computer kruipen om op de socials een pakkend bericht te schrijven, om de Rijnweek top of mind te houden. Die elke vergadering weer een to-dolijst mee naar huis nemen om hun zaakjes te regelen.

Reken maar even mee: tien mensen, alleen al in het PR-team, betekent al gauw 2.500 vrijwilligersuren per jaar. En dan hebben we het nog niet eens over alle andere commissies, de bouwploeg, de bar, de beveiliging, het bestuur. Al die uren samen maken vier dagen gratis feest mogelijk.

Niet zonder slag of stoot

Elk jaar in mei denk ik: pfff, het is wel veel, hè. En het gaat zeker niet zonder slag of stoot maar ik weet ondertussen ook dat dat erbij hoort. In een vrijwilligersorganisatie, of het nou de plaatselijke voetbalclub is, de basketbalvereniging of de Rijnweek, doet iedere vrijwilliger zijn best vanuit zijn eigen visie. En die visies liggen niet altijd op één lijn. Er gaan echt de nodige discussies en woordenwisselingen aan vooraf.

Maar als het dan zover is, is dat allemaal vergeten en staan we er met zijn allen ontzettend trots bij. Als je op de eerste avond 10.000+ mensen uit hun dak ziet gaan, allemaal ziet dansen, met een groen-blauw verlichte Cuneratoren op de achtergrond dan glimmen we echt allemaal van oor tot oor.

Het zijn lange dagen. Voor ons team beginnen de dagen met middagprogramma rond 13.00 uur en gaan we ergens rond 01.00 uur ‘s nachts naar huis. Maar er zijn mensen die pas om 03.00 uur naar huis gaan en om 08.00 uur weer paraat staan. Op dag drie, de dag van de slotavond, zie je de meesten dan ook met hele kleine oogjes rondlopen, en vraagt iedereen zich toch een beetje af hoe we die laatste dag nog gaan trekken. Want de voetjes zijn moe en de oogjes klein. Tijdens het fotograferen van de dancewedstrijd op zaterdagmiddag schoot ik zelfs vol en biggelde er een traan over mijn wang, toen kleine, schattige meisjes dansten op The Climb. Oké, de vermoeidheid begon echt toe te slaan 😅. Maar het lukt elk jaar toch weer.

Het vuurwerk

Dit jaar was mijn laatste opdracht het fotograferen van het vuurwerk vanaf de VIP-tent. Ik kan je vertellen: toen ik om 23.45 uur over de Veerwei uitkeek, het vuurwerk de lucht in zag gaan en de voorzitter zijn afsluitwoordje hield, kwam er weer een enorm gevoel van waardering en dankbaarheid over me heen.

Want wat hebben we het weer gaaf gehad met zijn allen.

Als team sluiten we af in de VIP-tent. Moe en voldaan, nog even samen napraten. De dag erna, in de middag, want uitslapen is echt een must, stromen de appjes binnen: hoe gaaf we het hebben gehad, en hoe trots we op elkaar zijn. Iedereen is dankbaar en blij om bij dit team te horen, en kijkt nu al uit naar de volgende editie.

En aanstaande woensdag zitten we alweer bij elkaar voor de Rijnweek 2027. Evalueren wat er goed ging en wat er beter moet, om er volgend jaar weer een fantastische en nog mooiere Rijnweek voor jong en oud van te maken.

En ben je blij met wat we doen? Deel het vooral met ons! een berichtje, een reactie op de socials, of gewoon even iets zeggen als je een van ons tegenkomt. Dat wordt echt enorm gewaardeerd. Misschien nog wel meer dan dat applausje.

Saskia Zeller